7163银河主站线路检测办公室关于印发档案分类编号办法的通知

发布者:米畅发布时间:2014-11-21浏览次数:305

7163银河主站线路检测办公室

关于印发档案分类编号办法的通知

 

各系、部门:

《7163银河主站线路检测档案分类编号办法》已经20141029日学院档案工作领导小组会议通过,现印发给你们,请遵照执行。

 

 

20141121


7163银河主站线路检测档案分类编号办法

为规范学院档案分类、编号、排架、检索工作,加强档案管理规范化、标准化,根据国家档案局发布的《档号编制规则》DA/T131994、国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号),结合学院工作实际,制定本办法。

一、档号编制说明

(一)学院档案分类对象为学院全部档案,按照档案形成的领域范畴,作为一个整体进行归类。

(二)档案分类以《高等学校档案实体分类法》的原理和逻辑原则为依据,设定档号与分类主表。

(三)档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,所有档案均不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(四)采取“年度-问题(机构)-保管期限”三个重要特征进行分类,遵循档案的自然形成规律和形式逻辑原则,保持归档材料之间的有机联系,以便于保管、利用和计算机录入管理。

二、类目设置

(一)一级类目的划分与标识

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音首字母大写,如“DQ”即“DangQun(党群档案)的简称。

根据学院档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容、性质,设定学院档案为十一个大类即十一个一级类目,其标识符号、名称和主要内容如下:

DQ 党群档案: 主要是学院党委各部、委、办及群众性组织在工作中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

XZ 行政档案:主要是学院行政职能部门,在工作中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

JX 教学档案:主要是教学管理和教学业务部门(含学院)以各种载体形成的,有保存价值的材料。

KY 科研档案:主要是在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

JJ 基建档案:主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

SB 仪器设备档案:主要是仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

CB 出版档案:主要是《7163银河主站线路检测学报》、《7163银河主站线路检测报》的编辑、出版管理和编辑活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

WS 外事档案:主要是外事管理工作和外事活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

CK 财会档案:主要是财务管理工作和会计核算活动中以各种载体形成的,有保存价值的材料。

SX 声像档案:主要是学院在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的具有保存价值的,各种照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等不同载体的材料。

SW 实物档案:主要是学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、证书、锦旗、礼品、赠品、牌匾等物品。

(二)二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置(详见主表),各归档部门不得随意变动。

二级类目的标识,一般采用“双位制”,各大类的综合类为“11”(不含基建档案),其余的二级类目依次为1213……99,但1020等带“0”的数字不用。

为了便于管理,其他门类(如:基建档案、设备、实物等)档案类目编制可延伸到三级、四级类目。

各级类目的设置不是封闭的,而是一种开放式的设置,随着学院事业的发展,现有类目不能满足要求时,可以逐级添加以满足档案实体分类的要求。

三、分类主表

主表由类目、标识符号、注释等组成。本分类主表仅按现有归档单位列出,新成立的单位依次按类编入。

(一)党群

一级类目:DQ

二级类目:11 综合

12 纪检(监察、审计)

13 组织

14 宣传(含统战、民主党派材料)

15 学生管理(含思想政治教育、军训)

16 机关党委(含工会、妇委会)

17 团委(含学生会、学生社团工作材料)

(二)行政

一级类目:XZ

二级类目:11 综合

12 人事(含离退休工作)

13 师资培养(教师工作处)

14 保卫处(户籍、治安、安全保卫)

15 后勤(含水电管理、医疗卫生、环卫绿化、零星维修、膳食管理、宿舍管理等材料)

16 档案管理

17 图书管理

18 资产管理

19 现代教育技术中心

21 基本建设

(三)教学

一级类目:JX

二级类目:

11 综合(主要为教学部门工作管理材料,各教学管理部门教学系排列顺序为:5.教务处、11.招就中心、21.政法教育与法学系、22.历史与社会文化科学系、23.中国语言文学系、24.外国语言文学系、25.教育科学系、26.数学系、27.物理与电子科学系、28.化学与化学工程系、29.生命科学系、30.计算机科学与信息技术系、31.环境与资源科学系、32.矿业工程系、33.艺术系、34.体育系、35.成教)

12 学籍管理

13 课堂教学与教学实践

14 专业与实验室建设

15 招生、毕业生就业创业

16 学位

17 教材建设

18 本科教学工程

19 实验室管理

(四)科研

一级类目:KY

二级类目:11综合(含科研经费、学术活动材料)

12科研项目(可按时间、学科或专业项目设置三级类目)

(五)基建

一级类目:JJ

二级类目:以学院单体工程按办公用房、教学科研用房、文体用房、会堂用房、学生宿舍用房、职工家属用房、其它顺序设置二级类目。如学院第一期工程有10个单体工程,二级类目从11.21,并在二级类目下设置三级类目依序反映单体工程建设情况

11(行政办公大楼)

12(教学大楼)

13(学生宿舍)

14(教职工宿舍)

三级类目:1(可行性研究、任务书)

2(设计基础文件)

3(设计文件)

4(项目管理文件)

5(施工文件)

6(监理文件)

7(财务、器材管理文件)

8(竣工验收文件)

(六)仪器设备(国有资产处、教务处、现教中心)

一级类目:SB

二级类目:11综合管理

12按仪器设备种类或型号设置类目

(七)出版

一级类目:CB

二级类目:11综合管理

12刊物

(八)外事(外事处)

一级类目:WS

二级类目:11综合

12出国出境

13来校(含访问、讲学、研究材料)

14国际合作与会议

15外国留学生工作

(九)财务(计财处)

一级类目:CK

二级类目:11 综合

12 会计报表

13 会计账簿

14 会计凭证

15 工资清册(奖金、助学金入此)

16 发票收据

(十)声像

一级类目:SX

二级类目:11照片

12光盘

13录像带

14缩微胶片

15影视胶片

16幻灯片

(以上各类排序为:1.党政办、2.纪委、3.组织部、4.宣传部、5.教务处、6.学生处、7.人事处、8.科研处、9.计财处、10.教师工作处、11.招就中心、12.国资处、13.基建处、14.后勤处、15.保卫处、16.机关党委、17.团委、18.图书馆、19.现教中心、20.学报、21.政法教育与法学系、22.历史与社会文化科学系、23.中国语言文学系、24.外国语言文学系、25.教育科学系、26.数学系、27.物理与电子科学系、28.化学与化学工程系、29.生命科学系、30.计算机科学与信息技术系、31.环境与资源科学系、32.矿业工程系、33.艺术系、34.体育系、35.成教)

(十一)实物

一级类目:SW

二级类目:11奖状

12奖牌

13奖杯

14锦旗

15证书

16礼品

17其他

实物档案排序同声像档案,可在每一二级类目下设三级类目123YCD流水编号。

四、分类编号

档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映档案的分类体系和物理位置。

(一)档号的编制

档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码,即由“全宗号、年度号、分类号、保管期限、盒(件、张)号”五个部分组成。

1.全宗号:由阿拉伯数字组成。7163银河主站线路检测为(X X,原六盘水师范高等专科学校为80,原六盘水市师范学校为81

2.年度号:采用公元纪年,由四位阿拉伯数字组成。

3.分类号:是档号的主体,由一、二级(档案内容多时扩展到三级、四级)类目标识符号组成。

4.保管期限:文书档案保管期限:采用两种方式表示,第一种是录入计算机时,采用名称主词汉语拼音首字母及阿拉伯数字录入,即永久为“Y”,30年为“30”,10年为“10”;第二种是在手工填写档案盒时,直接采用名称汉字及数字,即“永久”、“30年”、“10年”。

项目档案的保管期限按照永久、长期、短期分,方式同文书档案填写办法分永久“Y”,长期“C”,短期“D”。

5.盒(件、张)号:采用阿拉伯数字标识,按“盒(件、张)”的排列顺序编写流水号。

各部分标识之间用连接号“—”连接。归档文件进馆后,由档案馆统一对档案盒编盒号。

(二)档案实体排列

编定盒号后,除基建、设备档案外,其它各类档案按同一保管期限流失编号顺序排列上架。

(三)纸质档案编号模式

根据学院实际,为便于管理采用案卷级档号:

全宗号—年度号—分类号—保管期限—案卷号

1.行政档案编号示例

行政后勤管理类档案代号为XZ15.2004年后勤处形成100件永久保存的归档文件,整理后装为永久档案3盒,30年档案2盒,10年档案3盒,档号的编号分别为:

1  802004XZ15Y1

全宗号   年度  行政后勤  永久  案卷号

2  802004XZ15Y2

3  802004XZ15Y3

1  802004XZ1530-1

2  802004XZ1530-2

1  80--2004XZ1510-1

2  80--2004XZ1510-2

3  80--2004XZ1510-3(其它小类永久、30年、10年编号同此法。注:文书卷皮上有专门书写全宗号的地方,书写档号时可省略全宗号)

2.教学档案编号示例

教学综合管理档案代号JX11.2004年教务处形成永久保存的管理性综合材料为120件,整理后装4盒:

1  2004JX11Y1

年度  教学综合  永久  案卷号

2  2004JX11Y2

3  2004JX11Y3

4  2004JX11Y4

(四)基建档案编号示例

行政办公用房第一小类(可行性研究、任务书)文件整理后有2

第一盒  JJ1111

第二盒  JJ11__12{JJ”为基建档案大类代码,“11”为二级类目,代表行政办公用房,“1”为三级类目,代表行政办公楼档案的第一个小类(可行性研究、任务书),“1”为最后一级类目盒号。}

(五)声像档案编号方法

1.声像档案编号模式为:

全宗号+年度号+声像档案代号+保管期限+件(张)号。

2.示例:

如:六盘水市某领导同志2005年到学院视察,宣传部交来领导合影12张,保管期限为永久;党政办交来30年保管的会议照片20张,重要活动光盘9张。装盒编号为:

照片:第1  装领导合影112

2005SX11Y112

2  装会议照片120

2005SX1130120

光盘:30年保存5张,编号为:

2005SX123015

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